Bluebrand Systems Belangrijk werk loopt betrouwbaar door. Ook als iemand anders het overneemt.
Menu

Voor MKB-bedrijven waar aanvragen, offertes, orders, klantopvolging of ander dagelijks werk nog te veel handwerk vragen.

Blijft belangrijk werk te lang liggen of steeds bij dezelfde persoon terugkomen?

Omdat iemand eerst informatie moet zoeken, overtypen, controleren of doorgeven.

Ik ben Rutger. Ik onderzoek waar het werk in de praktijk vastloopt en wat er nodig is om het betrouwbaarder en beter overdraagbaar te maken.

Bekijk de praktijkcases Of doe eerst de vrijblijvende procescheck

Komt dit je bekend voor?

Die tijdelijke oplossing is inmiddels gewoon de werkwijze.

Een extra spreadsheet. Nog een controle. Even iets per mail of WhatsApp doorgeven.

Soms is er geen software die dit werk ondersteunt. Soms is er wel software, maar blijft een deel van het werk eromheen lopen.

  1. Een order komt binnen

    De order staat in een e-mail, op een post-it of in een WhatsApp-bericht.

    Iemand haalt de klantgegevens, orderregels en afspraken eruit en zet ze opnieuw in Excel, een formulier of een ander systeem.

    Het werk kan pas beginnen als die informatie is aangevuld en gecontroleerd.

  2. Een klant wijzigt iets

    Een adres verandert. Een levering wordt verplaatst. Een afspraak wordt aangepast.

    Iemand verwerkt de wijziging op meerdere plekken en geeft die door aan iedereen die ervan moet weten.

    Wordt één plek vergeten, dan werkt niet iedereen meer met dezelfde informatie.

  3. Een klant neemt opnieuw contact op

    Eerst uitzoeken wie wat al heeft gedaan.

    De informatie is er. Alleen verspreid over e-mail, Excel, losse notities en de hoofden van collega’s.

    Bij het volgende klantcontact moet iemand eerst uitzoeken wie de klant sprak en of er al is gereageerd. Pas dan is duidelijk wie nu iets moet doen.

  4. De software is er al

    Toch kan je team niet alleen daarop vertrouwen.

    Soms wordt niet benut wat de software al kan. Soms ontbreekt juist wat het werk nodig heeft. Daardoor blijven afspraken, uitzonderingen en actuele statussen buiten de software.

    Iemand moet die losse informatie steeds bij elkaar brengen en controleren voordat duidelijk is wat er nu moet gebeuren.

Als het werk steeds bij jou terugkomt.

Dan kun je taken delegeren, maar het werk nog niet echt loslaten.

Collega’s kunnen veel zelf. Komen vragen over de status, uitzonderingen en volgende stap toch steeds bij jou of dezelfde ervaren collega terecht? Dan blijft het werk afhankelijk van wat een paar mensen weten.

Handwerk is niet automatisch een project. Opnieuw kijken wordt logisch wanneer hetzelfde handwerk blijft terugkomen en gevolgen heeft voor klanten, capaciteit, betrouwbaarheid of overdraagbaarheid.

Zo hoort het te lopen.

Meer werk verwerken.
Niet automatisch
meer administratie.

De informatie die het werk nodig heeft, wordt één keer vastgelegd en staat klaar waar zij nodig is. De actuele status, volgende stap en wie aan zet is, zijn zichtbaar. Een wijziging wordt één keer verwerkt en loopt door naar de plekken waar die nodig is.

Alleen echte uitzonderingen vragen aandacht.

Collega’s kunnen het werk overnemen zonder eerst e-mails, spreadsheets en systemen uit te pluizen. Jij ziet wat er speelt zonder zelf onderdeel van iedere stap te zijn.

Praktijkcases

Van handwerk en losse kennis naar een werkende route.

Drie bedrijven, drie verschillende werkprocessen. Steeds begon het bij het echte dagelijkse werk. Daarna ontwierp en bouwde ik de route die mensen nodig hadden om dat werk betrouwbaar uit te voeren.

  1. 01

    Snijmeesters

    Van upload naar een productieklare order.

    Klanten leveren hun ontwerp zelf aan, zien direct de prijs en betalen online. Het productieteam ontvangt een complete briefing.

    ± 1 uur
    geschatte tijdwinst per online order
    Vooraf betaald
    voordat de order naar productie gaat
    Bekijk de case
  2. 02

    Palau Dive Adventures

    Iedere dag staat de juiste opvolging klaar.

    Gesprekken, taken en boekingsgegevens staan per gast bij elkaar. Het team bepaalt zelf de volgende stap en wat wordt verstuurd.

    +23%
    actieve boekingen in de gemeten vergelijkingsperiode
    Circa 850 uur
    geschatte tijdwinst per jaar; geen formele tijdmeting
    Bekijk de case
  3. 03

    Pel Marktkramen

    Van mondelinge uitleg naar een werkbord voor de marktdag.

    De kennis over marktkooplieden, kraamopstellingen en uitzonderingen is vertaald naar een online werkomgeving voor voorbereiding en uitvoering.

    Praktijkpilot
    met twee medewerkers tijdens een gewone marktdag getest
    Uitkomsten
    worden nog verder bevestigd in de dagelijkse praktijk
    Bekijk de case

Wat ik doe.

Eerst begrijpen waar het werk vastloopt. Dan pas kiezen wat er moet veranderen.

Samen met je team volg ik één terugkerend proces van begin tot eind. We kijken waar informatie blijft hangen, dubbel werk ontstaat en vragen of uitzonderingen steeds bij dezelfde mensen terugkomen.

De uitkomst kan een andere werkwijze zijn, duidelijker eigenaarschap, beter gebruik van bestaande software, een koppeling of software op maat. Soms hoeft er niets gebouwd te worden.

Als onderzoek zinvol is, spreken we vooraf de vraag, oplevering en prijs af. Ik voer het zelf uit. De uitkomst staat op zichzelf en maakt duidelijk wat er nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Of ik daarna ook de uitvoering ontwerp en realiseer, is een apart besluit.

Zo ziet samenwerken eruit

Direct contact.

Vertel welk werk steeds extra uitleg, controle of afstemming vraagt.

Je hoeft de oorzaak of oplossing nog niet te kennen.

We bespreken wat er gebeurt, of ik je kan helpen en of een afgebakend onderzoek zinvol is.

Een vervolg is niet verplicht.

Leg me één concrete situatie voor

WhatsApp of e-mail · vrijblijvend

Liever eerst zelf kijken? Doe de procescheck