01 · Voorheen
Iedere order begon opnieuw in de inbox.
Aanvraag en bestand controleren
In de oude situatie beschreef de klant de aanvraag in een contactformulier op de website en uploadde een ontwerpbestand.
Vaak waren geüploade bestanden niet direct bruikbaar. Een van de oprichters moest ze daarom eerst controleren, herstellen en productieklaar maken voordat de prijs kon worden berekend.
Prijs en akkoord
Daarna calculeerden zij de productiekosten handmatig, schreven het prijsvoorstel in een e-mail en wachtten op akkoord. Vragen en wijzigingen zorgden opnieuw voor berichten heen en weer.
Factuur achteraf
Na productie en verzending werd de factuur handmatig in het facturatiesysteem (Moneybird) aangemaakt. De kosten waren dan al gemaakt; de betaling kwam later en moest soms worden nagejaagd.
Het formulier verzamelde alleen de aanvraag. Het team moest er daarna zelf een gecontroleerde, geprijsde en productieklaar gemaakte order van maken.
Oude orderroute
Vóór de online orderroute liep iedere order door zes handmatige stappen.
- 01Aanvraagformulier
- 02Controlehandmatig
- 03Calculatiehandmatig
- 04Akkoordper e-mail
- 05Productievoor betaling
- 06Betalingachteraf
02 · Nieuwe route
Twee manieren om een order te starten. Daarna één keten tot aan productie.
Via de vernieuwde website uploadt de klant zelf een ontwerp, kiest materiaal, dikte, bewerkingen en aantallen, ziet direct de prijs en betaalt online. De gegevens worden één keer vastgelegd en lopen daarna door naar betaling en productie.
Niet iedere order begint via de website. Bestaande klanten sturen bijvoorbeeld een bestand per e-mail of vragen om eerder werk opnieuw te maken. Voor die handmatige orders bouwde ik een interne orderroute waarin het team het bestand toevoegt, de analyse controleert en de productspecificaties vastlegt.
Het facturatiesysteem (Moneybird) maakt vervolgens automatisch de offerte aan en verstuurt die. Na akkoord maakt hetzelfde systeem automatisch de factuur aan.
Zodra de betaling binnen is, komt de order automatisch in hetzelfde interne orderoverzicht terecht. Het productieteam ontvangt een complete productiebriefing met het ontwerp, materiaal, dikte, aantallen, bewerkingen, productiesnelheid en levering. Alleen technische uitzonderingen vragen nog om handmatige beoordeling.
Zo werkt de nieuwe online orderroute
- 01
Upload en analyse
De klant uploadt een ontwerpbestand via de website. Het systeem analyseert het bestand en opent daarna de configuratie.
- 02
Configuratie
De klant ziet het eigen geüploade ontwerp op het digitale werkvlak en configureert het daar: materiaal, dikte, bewerkingen en aantallen. Iedere wijziging is direct zichtbaar in de tekening en de prijs.
- 03
Checkout
Na akkoord op de prijs controleert de klant de order en kiest de productiesnelheid: flexibel, standaard of spoed. Daarna kiest de klant of de order wordt opgehaald of verzonden.
- 04
Betaling
De klant betaalt met iDEAL of creditcard. Na een geslaagde betaling wordt de order automatisch klaargezet voor productie en ontvangt de klant een bevestigingsmail.
- 05
Beheer, productie en updates
Na betaling komt de order automatisch terecht in één intern orderoverzicht. Het orderteam en het productieteam werken daar vanuit dezelfde order en volledige productiebriefing, ieder met de informatie die voor de eigen rol nodig is.
Het productieteam krijgt het ontwerp en alle gekozen productiespecificaties kant-en-klaar aangeleverd. Zodra een order in productie gaat, ontvangt de klant automatisch een statusmail. Zodra de order gereed is, verzonden wordt of klaarligt om op te halen, volgt een tweede update.
Drie dagen later ontvangt de klant een aparte mail met de vraag of alles naar wens is en, als dat zo is, of hij een Google-review wil achterlaten.
03 · Resultaat
De online orderroute haalt het terugkerende handwerk uit bestellingen via de website.
± 1 uur
geschatte tijdwinst per online order
Een gezamenlijke inschatting van het Snijmeesters-team. Bij veertig online orders per week groeit dit uit tot een volledige werkweek aan vrijgespeelde capaciteit.
Vooraf betaald
betere cashflowpositie
Standaardorders worden betaald voordat ze naar productie gaan. Snijmeesters hoeft materiaal en productietijd daardoor niet langer voor te financieren.
Meer nieuwe klanten
47% bestelde meer dan één keer
Volgens Snijmeesters trekken de vernieuwde website, betere vindbaarheid en online orderroute meer nieuwe klanten aan.
Mijn rol
Van bedrijfsproces tot werkend systeem.
Snijmeesters kent de materialen, prijslogica en technische uitzonderingen. Het team hoefde niet zelf te bedenken hoe daar een softwaresysteem van moest worden gemaakt.
Ik volgde samen met Snijmeesters hoe een echte order van aanvraag naar productie liep. Daarna droeg ik de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de nieuwe huisstijl en website en voor de samenhang tussen upload, prijsberekening, betaling, facturatie, productievoorbereiding en het interne orderoverzicht.
Ik vertaalde die prijslogica naar technische regels in het systeem; Snijmeesters bleef eigenaar van de inhoudelijke prijsafspraken.
Snijmeesters bracht de vakkennis, uitzonderingen en dagelijkse praktijk in. Ik vertaalde die context naar een systeem dat we samen konden testen en blijven verbeteren.
Lees hoe ik zulke trajecten aanpak04 · Aanpak
Eerst het echte werk begrijpen. Daarna pas bouwen.
Het proces volgen
Voordat we gingen bouwen, volgden we tijdens meerdere werksessies een order van aanvraag tot productie. We bekeken hoe klanten hun ontwerp aanleverden, hoe het team bestanden herstelde en productieklaar maakte, de productiekosten handmatig calculeerde, per e-mail akkoord vroeg en de order overdroeg aan productie.
Zo werd duidelijk welke stappen de online orderroute moest overnemen en waar menselijke controle nodig bleef.
Besluiten zichtbaar maken
Tijdens het uitwerken hield ik aannames, open vragen en besluiten op één centrale plek bij.
Zo kon het team steeds zien wat vaststond, wat nog moest worden uitgezocht en waarom we een keuze maakten.
Gefaseerd realiseren
We verdeelden de bouw in afgebakende blokken van veertig uur en legden vooraf vast wat ieder blok moest opleveren.
Zo bleven de beschikbare tijd, de investering en open keuzes zichtbaar en konden we na ieder blok met Snijmeesters toetsen en bijsturen.
Wat we leerden
Echte orders maakten de prijslogica beter.
De prijslogica was het moeilijkste onderdeel om goed ingeregeld te krijgen.
In echte orders kwamen enkele uitzonderingen aan het licht, onder meer in de berekening van verzendkosten. De verschillen bedroegen enkele euro’s en werden door Snijmeesters als leergeld genomen.
We analyseerden de logs, reconstrueerden wat er gebeurde en pasten de regel aan voordat dezelfde situatie opnieuw voorkwam.
Meestal kon zo’n gericht probleem binnen een dag worden begrepen en in een nieuwe versie worden opgelost.
De livegang was geen eindpunt. Het werd het begin van een korte leer- en verbetercyclus rond echte orders.
05 · Doorontwikkeling
Ook direct ontvangen aanvragen lopen nu door dezelfde orderketen.
Niet iedere klant begint in de selfservice-tool. Bestaande klanten sturen hun bestanden ook rechtstreeks naar het team of vragen om eerder werk opnieuw te maken.
Daarom bouwde ik binnen dezelfde adminomgeving een interne orderroute voor orders die buiten de website binnenkomen.
Het team selecteert een bestaande klant of maakt een nieuwe klant aan en uploadt vervolgens het ontvangen ontwerpbestand.
Binnen die route wordt het bestand geanalyseerd. Voor nieuw maatwerk gebruikt het team die analyse om materiaal, plaatdikte, bewerkingen, productiesnelheid en levering vast te leggen. Bij een herhaalorder worden eerder vastgelegde productiegegevens en de stukprijs opnieuw gebruikt. Het facturatiesysteem (Moneybird) maakt vervolgens automatisch de offerte aan en verstuurt die. Na akkoord maakt hetzelfde systeem automatisch de factuur aan.
In beide gevallen blijft de handmatig ingevoerde order herkenbaar in hetzelfde orderoverzicht.
Na akkoord en controle komt de order in dezelfde betaalstroom terecht. Zodra de betaling is bevestigd, loopt de order automatisch door naar dezelfde productievoorbereiding als een selfservice-order.
Alleen klanten met een expliciete afspraak kunnen achteraf betalen; alle andere orders blijven geblokkeerd tot de betaling is bevestigd.
Zo beginnen selfservice-orders en directe aanvragen op een andere plek, maar komen ze samen in één orderketen. Klant, bestand, prijs, betaalstatus en productie blijven in één systeem bij elkaar.